【生産性向上100の考え方】#19「一連の診療工程の所要時間を“見える化”する」

はじめに

医療現場では「待ち時間が長い」「回転率が悪い」「業務が非効率」といった課題が頻繁に語られます。しかし、その多くは「なんとなくそう感じる」という感覚レベルの話にとどまっており、実際に診療の各工程にどれだけ時間がかかっているかを把握していないケースが多いのです。

そこで重要になるのが、一連の診療工程の所要時間を“見える化”することです。工程ごとの時間を計測・共有することで、課題が客観的に把握でき、改善策を具体化できます。

なぜ時間の見える化が必要か

1. 感覚と実態のズレをなくす
スタッフは「待ち時間は20分くらい」と思っていても、実際には30分以上かかっていることも多い。数字で示すことで現実を正確に捉えられる。

2. 改善ポイントが明確になる
「受付で10分」「検査準備で7分」「診察で12分」と分解できれば、どこを短縮すべきかが一目でわかる。

3. スタッフの納得感が高まる
「忙しいのは気のせいではなく、実際にここで時間を取られている」とわかると、改善に前向きになれる。

4. 患者への説明ができる
「平均待ち時間は15分です」と伝えられれば、安心感につながり、不満を抑制できる。

見える化の対象となる診療工程

一般的な外来診療を例にすると、以下の工程ごとに時間を測定します。

1. 受付時間（来院～受付処理完了まで）

2. 待合時間（受付～呼び出しまで）

3. 予診・問診時間

4. 検査準備時間

5. 検査実施時間

6. 診察時間（医師との面談）

7. 処置・治療時間

8. 会計準備・待機時間

9. 会計処理時間

歯科医院であれば、これに「カウンセリング」「口腔内写真撮影」「クリーニング」などが加わります。

見える化の方法

1. ストップウォッチ方式
スタッフが実際に計測し、各工程の時間を記録する。手作業だが確実に現場感を得られる。

2. 電子カルテ・受付システムの活用
受付、診察開始、会計処理などのタイムスタンプを自動で記録し、データを抽出する。

3. サンプリング調査
全患者ではなく、1日10名などを対象に測定し、平均値を出す。少ない労力で傾向を把握できる。

分析のステップ

1. 工程ごとの平均時間を算出
「待合20分」「検査準備8分」など。

2. ボトルネックを特定
全体の所要時間に最も影響している工程を見極める。

3. 改善施策を検討
例：待合時間が長ければ予約枠の見直し、検査準備が遅ければセット化。

4. 再測定する
改善後に再度時間を測り、効果を検証する。

医科クリニックの実例

ある内科クリニックでは「診察が長いから待ち時間が発生している」と思われていました。

実際に測定したところ、診察は平均8分で、問題は「会計処理に15分以上かかっていた」ことが判明。会計システムを見直した結果、患者の滞在時間が大幅に短縮されました。

このように「原因は診察」などと感覚で決めつけるのではなく、数値で把握することが解決の近道になります。

歯科医院の実例

ある歯科医院では、患者が「毎回1時間以上かかる」と不満を漏らしていました。時間を分解して計測すると、実際には治療そのものが40分、準備と後片付けが15分、説明が10分で、合計65分。治療は適正時間だったが、器具準備と後片付けが長すぎることが判明しました。

そこで器具のトレーセット化と滅菌フローの見直しを行い、15分短縮に成功しました。

見える化を定着させる工夫

1. 数値をスタッフと共有する
「準備に7分かかっている」と数字で示すことで、改善の必要性が納得されやすい。

2. グラフ化・可視化
工程ごとの時間を棒グラフにし、スタッフルームに掲示すると一目でわかる。

3. 改善提案を促す
「どうすればあと3分短縮できるか」をスタッフ会議で議論し、小さな工夫を積み重ねる。

4. 患者への情報提供
「平均待ち時間20分」と掲示することで、患者の心理的ストレスを軽減できる。

注意点

・短縮＝品質低下にならないように
安全確認や説明を削りすぎると、事故やクレームのリスクが増す。

・数値は責める道具ではない
「誰が遅いか」を責めるのではなく、「工程としてどう改善するか」に焦点を当てる。

・定期的な測定が必要
改善後も時間は変化するため、半年ごとに見直しを行うと効果が持続する。

まとめ

一連の診療工程を「見える化」することは、医療機関にとって改善の出発点です。

・感覚ではなく数値で現状を把握する

・工程ごとの時間を分解し、ボトルネックを特定する

・ICTや標準化で改善を進め、再測定で効果を確認する

・スタッフ全員でデータを共有し、患者にも安心を提供する

この仕組みを定着させることで、診療は効率化され、スタッフの働きやすさと患者の満足度が同時に向上します。

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